La empresa responsable del tratamiento de los datos personales es:
2.1. Artículo 15 de la Constitución Política
“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.
2.2. Artículo 20 de la Constitución Política
“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.
Dar a conocer las Políticas de Tratamiento de la Información y los procedimientos del Sistema de Protección de Datos Personales implementados por CLARO con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los cuales tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.
Las políticas y procedimientos contenidos en este Documento, serán aplicables a los datos de carácter personal, registrados en cualquier base de datos ya sea de clientes, proveedores o empleados de AVANTICS que los haga susceptibles de tratamiento por parte de AVANTICS S.A.S.. Estas políticas son de carácter obligatorio para AVANTICS S.A.S. en calidad de responsable del Tratamiento de datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos personales por cuenta de AVANTICS S.A.S.. Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del Tratamiento.
Estas Políticas de Tratamiento de la Información entran en vigencia el 27 de julio de 2013.
En el Tratamiento de los datos contenidos en las siguientes Bases de Datos, AVANTICS S.A.S. actúa tanto en calidad de “Responsables”, toda vez que es quien recauda la información y toma las decisiones sobre el Tratamiento de los datos, como en calidad de “Encargada”, en la medida en que es quien realiza el Tratamiento de los datos. A continuación se mencionan las 3 Bases de Datos sobre las cuales se realiza tratamiento de información personal:
5.1 Base de datos de Proveedores
Descripción:
Esta base de datos corresponde a la información personal que se recolecta sobre las personas naturales proveedores de bienes y servicios que ofrecen, prestan servicios o venden productos a AVANTICS S.A.S. Esta base de datos contiene la siguiente información: nombre de la persona, el número de identificación, el teléfono, el correo electrónico, la dirección de contacto, la persona de contacto, la actividad económica y datos necesarios para cumplir con la finalidad de esta base de datos.
Forma en que se recopilan los datos:
La información primordialmente se obtiene a través del formato de creación de terceros. En este formato el proveedor autoriza para verificar la información suministrada, reportar, almacenar, actualizar, consultar, procesar, compilar, intercambiar, suministrar, grabar, solicitar y divulgar la información de carácter personal ante cualquier operador, centrales de información del Sector Financiero con fines estadísticos, de control, supervisión, pruebas de mercadeo, actualización o verificación información de conformidad con lo preceptuado en la ley de habeas data y de protección de datos personales.
Finalidad:
La información contenida en esta base de datos tiene por finalidad crear al proveedor en el sistema de AVANTICS S.A.S.
Esta información se encuentra contenida en las instalaciones de AVANTICs S.A.S., en el sistema Sofie Administrativo y contable y en carpetas físicas.
Los proveedores titulares de la información personal, han dado autorización a las empresa para verificar la información suministrada, así como para reportar, almacenar, actualizar, consultar, procesar, compilar, intercambiar, suministrar, grabar, solicitar y divulgar la información de carácter obtenida a Centrales de Información con fines estadísticos, de control, supervisión, pruebas de mercadeo, actualización o con fines de verificación de información de conformidad con lo preceptuado en la ley de habeas data. De manera tal que con esta autorización, la información puede ser compartida con Centrales de Información.
5.2 Base de datos de Empleados
Descripción:
Esta Base de Datos contiene la información que se recolecta sobre los empleados y contratistas (vinculados a través de contratos de trabajo y de prestación de servicios), estudiantes en práctica y aprendices del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y es manejada por el Área de Recursos Humanos de AVANTICs S.A.S
Contenido:
La información personal contenida en esta Base de Datos contiene los siguientes datos personales: nombre, apellidos, cédula de ciudadanía, fecha y lugar de expedición, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, estado civil, lugar de residencia, dirección, teléfono fijo y celular, ciudad, sueldo, fecha de ingreso, AFP, EPS, AFC, los datos de familiares incluidos los niños, niñas y adolescentes en el primer grado de consanguinidad es suministrada por los colaboradores directamente, para las respectivas afiliaciones a las empresas de seguridad social, el cargo desempeñado, el nivel de estudios, los datos de la persona a contactar en caso de emergencia, número de cuenta bancaría para nómina.
Forma en que se recopilan los datos:
El Área de Recursos Humanos recoge la información contenida en esta base de datos del proceso de contratación de personal, de la hoja de vida y del examen médico. Los Datos son solicitados a los Titulares a través del Contrato laboral o de prestación de servicios.
Finalidad:
Los datos anteriormente mencionados únicamente se recopilan con el fin de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato laboral, dentro de los que están:
Entre otros fines administrativos, comerciales y de contacto. El grupo sanguíneo u otra información relacionada con la salud del trabajador, se utiliza en casos de emergencia, o para el reporte ante las entidades del Sistema de Seguridad Social en Salud.
Tratamiento:
El tratamiento que recibe esta base de datos por parte de LA EMPRESA en su condición de responsable y encargada incluye la recolección, el almacenamiento y el uso. Los datos también son utilizados para: Enviar reportes a las entidades administrativas que lo soliciten, con base en las normas del Sistema de Seguridad Social y complementarias.
Los datos de empleados se encuentran contenidos en físico en las instalaciones de AVANTICS S.A.S y en el Sistema Sofie.
En cuanto a las medidas de seguridad, la información personal contenida en esta base de datos sólo la puede consultar quien la crea y quien tiene permiso para uso, es decir el área de Recursos Humanos. Adicionalmente, esta base de datos cumple con las finalidades generales establecidas en el aparte 10 del presente Manual.
5.3 Base de datos de Clientes
Descripción:
Esta base de datos corresponde a la información de los clientes de AVANTICs S.A.S quienes adquieren los diferentes Software y servicios.
Contenido:
Esta base de datos contiene la siguiente información personal: nombre, identificación, teléfono, Correo electrónico, número de Celular, dirección y domicilio.
Forma en que se recopilan los datos:
Los datos personales que obtiene y almacena la sociedad AVANTICs S.A.S., son suministrados voluntaria y directamente por sus titulares, a través de contacto telefónico, página web, redes sociales o de forma personal.
Finalidad:
Tratamiento:
5.4 Casos en que no es necesaria la autorización:
6.1 Tratamiento de datos sensibles:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Tratamiento:
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a las excepciones citadas anteriormente contenidas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:
6.2 Tratamientos de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes.
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
Los titulares de los datos personales podrán en cualquier momento presentar consultas, sugerencias, reclamos o quejas ante el responsable del tratamiento de sus datos personales.
Para la consecución de dichos trámites, el interesado deberá dirigir un correo electrónico a soporte@avantics.com.co; la solicitud será atendida dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, para el efecto.
La solicitud deberá contener, al menos, la información que se identifica a continuación:
La consulta se recibirá en forma telefónica en el 350 3165585, a través del correo electrónico info@avantics.com.co o través del chat de la página web www.avantics.com.co y será resuelta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, AVANTICs S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
La Política rige a partir del 1 de Septiembre de 2016.
Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
NIT: 900.986.704
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